有限公司 原版已簽字 檔案管理辦法 司規(guī)字第03號(hào) 第一章總則 第一條為加強(qiáng)公司檔案管理，科學(xué)的收集、整理、保管檔案，并充分發(fā)揮檔案 在行政、經(jīng)營(yíng)、科研、生產(chǎn)、基建等工作中的作用，特制定本辦法。 第二條 本辦法所稱檔案，是指公司在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中形成的，具有查考價(jià)值的各種文 字、圖樣、計(jì)算材料、聲像材料及有關(guān)實(shí)物、樣品等資料。 第三條公司各部室應(yīng)高度重視檔案管理工作，指定專人按照統(tǒng)一的立卷歸檔辦 法，切實(shí)做好檔案管理工作，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。 第二章 歸檔范圍和分類 第四條 根據(jù)文件材料的性質(zhì)，歸檔材料分為行政管理類、產(chǎn)權(quán)類、生產(chǎn)技術(shù)類、 經(jīng)營(yíng)管理類、設(shè)備類、科研類、產(chǎn)品類、基建類等八個(gè)項(xiàng)目。另設(shè)有財(cái) 務(wù)、人事、非紙質(zhì)、外來(lái)四項(xiàng)專門檔案。 第五條行政管理類 （一）企業(yè)成立及變更材料。含調(diào)研材料、可行性報(bào)告、合作各方洽談和 談判記錄、意向書、備忘錄、協(xié)議書、合同、董事會(huì)人員變更、增 減融資情況、企業(yè)登記及變更、企業(yè)章程及變更等。 （二）會(huì)議材料。含董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)議記錄及會(huì)議紀(jì)要、外出參會(huì) 材料和其他重要會(huì)議材料。 （三）行政事務(wù)材料。含規(guī)章制度、計(jì)劃總結(jié)、獎(jiǎng)懲表彰、領(lǐng)導(dǎo)重要文信 （含領(lǐng)導(dǎo)重要講話、會(huì)議發(fā)言材料、祝詞、賀信、參觀資料等） 、 大事記、公文、非經(jīng)營(yíng)和非新改擴(kuò)建類的協(xié)議合同（制作、維修、 施工）、各種事物交接手續(xù)、辦公用品管理、勞保福利。 （四）法律事務(wù)材料。含經(jīng)濟(jì)訴訟、合同糾紛、企業(yè)公證事務(wù)等。 （五）審計(jì)材料。指領(lǐng)導(dǎo)干部離任審計(jì)材料（公司內(nèi)部審計(jì)產(chǎn)生的記錄, 結(jié)果以及處理意見(jiàn)等由本部門自己保存） 。 （六）人事管理材料。含人員調(diào)配、委培通知和協(xié)議（其他人事管理材料 按有關(guān)人力資源管理制度由人事部門存檔） 。 （七）辦理投保材料。含員工人身意外保險(xiǎn)和車輛保險(xiǎn)的申請(qǐng)、洽談、合 同等材料。 （八）企業(yè)形象宣傳材料。含網(wǎng)絡(luò)、媒體、戶外廣告的請(qǐng)示、審批材料、 樣稿、成品、圖片、照片等及產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、展覽會(huì)材料。 （九）資產(chǎn)管理材料。含合資融資、對(duì)外投資、清產(chǎn)清算材料等。 （財(cái)務(wù) 專管） 。 （十） 事故處理材料。 含人身意外傷害、 車輛損壞、 交通事故、 產(chǎn)品事故、 安全生產(chǎn)事故、消防安全事故、環(huán)保事故等。 第六條 產(chǎn)權(quán)類 （一）知識(shí)產(chǎn)權(quán)材料。含企業(yè)的各種專利權(quán)、商標(biāo)專用權(quán)、著作權(quán)等。 （二）權(quán)證類材料。含所有權(quán)證如房產(chǎn)土地證等，許可權(quán)證如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、 稅務(wù)登記證、 法人代碼、排污許可證、進(jìn)出口證等，使用權(quán)證如 信譽(yù)等級(jí)證等，以及其他榮譽(yù)證書（復(fù)印件）等。 （三）認(rèn)證材料。含申報(bào)材料、評(píng)審材料、證書（證書、獎(jiǎng)杯、牌匾等實(shí) 物按非紙類檔案統(tǒng)一存放）等。 第七條 生產(chǎn)技術(shù)類 （一）生產(chǎn)材料。含生產(chǎn)的能力評(píng)估、組織安排、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、調(diào)度指揮、 計(jì)劃調(diào)整等。 （二）能源管理材料。含能源消耗定額、節(jié)能降耗統(tǒng)計(jì)等。 （三）標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量材料。含生產(chǎn)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量監(jiān)測(cè)等資料。 （四）環(huán)保材料：含環(huán)保綠化、環(huán)保監(jiān)測(cè)、申請(qǐng)審批手續(xù)、排污許可、年 檢資料等（環(huán)保設(shè)備材料歸入設(shè)備類） 第八條 經(jīng)營(yíng)管理類 （一） 經(jīng)營(yíng)決策。 含企業(yè)改革方略、 重大經(jīng)營(yíng)決策、 發(fā)展規(guī)劃、 目標(biāo)管理、 行業(yè)分析、市場(chǎng)需求信息、經(jīng)營(yíng)事故管理等。 （二）產(chǎn)品銷售。含市場(chǎng)預(yù)測(cè)分析、客戶調(diào)查、銷售訂單、生產(chǎn)通知單、 經(jīng)銷商會(huì)議文件、 外協(xié)紀(jì)錄、 運(yùn)輸單、 用戶反饋和售后服務(wù)資料等。 （三） 物資管理。 含物資供應(yīng)、 采購(gòu)合同、 銷售合同、 付款憑證、 驗(yàn)貨單、 入庫(kù)單、倉(cāng)庫(kù)管理、廢舊物資回收、修舊利廢措施等。 （四）計(jì)劃統(tǒng)計(jì)。含企業(yè)的各項(xiàng)專業(yè)規(guī)劃、企業(yè)計(jì)劃管理、年度、季度、 月度經(jīng)營(yíng)情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表及統(tǒng)計(jì)分析。 第九條 設(shè)備類 （一）生產(chǎn)、檢驗(yàn)、試驗(yàn)、安全、環(huán)保設(shè)備、儀器儀表 1 、設(shè)備、儀器技術(shù)文件。含技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、參數(shù)、圖紙、操作規(guī)程、 工藝流程等。 （包括自制設(shè)備的設(shè)計(jì)開發(fā)、工藝工裝、圖紙圖 樣、材料構(gòu)成等） 2、設(shè)備、儀器使用說(shuō)明書、維修、保養(yǎng)、運(yùn)行、改進(jìn)、改裝、轉(zhuǎn) 移和報(bào)廢等文件。 3、設(shè)備、儀器安裝、調(diào)試、檢驗(yàn)、驗(yàn)收過(guò)程中的技術(shù)性、憑證性 文件資料。 4、設(shè)備技術(shù)改進(jìn)材料。 （二）辦公設(shè)備 1、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、桌、椅、冰箱、空調(diào)、沙發(fā) 等維修保養(yǎng)手冊(cè)、說(shuō)明書，維修憑據(jù)（相同設(shè)備說(shuō)明書可只保 存一份，維修憑據(jù)要全部保留） 。 2、公司內(nèi)網(wǎng)絡(luò)檢測(cè)、維護(hù)、維修材料。 3、辦公車輛。其中包括：購(gòu)車資料以及發(fā)票、車輛登記證書、養(yǎng) 路費(fèi)繳費(fèi)卡等 （各種保單因?yàn)榫哂袝r(shí)限性， 由主管部門保存） 第十條 科研類 按科研或技改課題設(shè)置類目。含課題審批文件、調(diào)研論證、科研方案、 圖紙、配方、合同協(xié)議、試驗(yàn)記錄、產(chǎn)品檢定、報(bào)告、論文著作、鑒定 材料、專利申報(bào)、產(chǎn)品評(píng)優(yōu)、商標(biāo)廣告、成果申報(bào)審批、說(shuō)明書、市場(chǎng) 推廣應(yīng)用、技術(shù)轉(zhuǎn)讓等。 第十一條 產(chǎn)品類 按產(chǎn)品品種型號(hào)分類設(shè)置類目。各種產(chǎn)品歸檔范圍含立項(xiàng)論證、市場(chǎng)調(diào) 查評(píng)測(cè)、產(chǎn)品開發(fā)設(shè)計(jì)、工藝圖紙、加工制造檢驗(yàn)材料、產(chǎn)品試驗(yàn)、質(zhì) 量檢驗(yàn)、包裝標(biāo)準(zhǔn)、合格證、產(chǎn)品事故處理、用戶反饋意見(jiàn)等（產(chǎn)品事 故處理與行政管理類的事故材料存放在一起， 電子目錄中只作目錄索引） 第十二條 基建類 （一）新、改、擴(kuò)建工程論證、申報(bào)、勘測(cè)、審批、設(shè)計(jì)中形成的文件。 （二）設(shè)計(jì)、施工依據(jù)和審批簽訂的文件、材料、圖紙、科研報(bào)告、說(shuō) 明書等。 （三）工程預(yù)算、決算、重大變更等材料。 （四）施工合同協(xié)議、過(guò)程記錄、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、評(píng)優(yōu)資料。 （五）安評(píng)資料、環(huán)評(píng)資料。 第十三條 財(cái)務(wù)類 （一）商業(yè)銀行：往來(lái)、會(huì)議材料。 （二）重要的貸款保單。 （三）財(cái)務(wù)與政府、機(jī)關(guān)單位往來(lái)的重要資料。 （四）按國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)制度應(yīng)建立的其他財(cái)務(wù)檔案。 第十四條 非紙質(zhì)類 （一）電子檔案：含存有重大事件、重要活動(dòng)、重要文件資料的軟盤、 光盤、錄像帶、硬盤等。 （二）物品材料：含單位的榮譽(yù)性實(shí)物（獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)品、榮 譽(yù)證書、 牌匾、 獎(jiǎng)杯） 、 贈(zèng)品 （有關(guān)部門或個(gè)人贈(zèng)送的牌匾、 禮品） 、 字畫（國(guó)內(nèi)外知名人士、領(lǐng)導(dǎo)人題詞、簽名或書畫） 。 第十五條 人事類 （一）員工個(gè)人檔案。包含應(yīng)聘登記表、面談?dòng)涗洷?、個(gè)人履歷、畢業(yè) 證、身份證、榮譽(yù)證、任職資格證書（復(fù)印件） ；職員登記表、培 訓(xùn)記錄、筆試試卷、培訓(xùn)鑒定、試工鑒定；試工合同、勞動(dòng)合同 或臨時(shí)合同；報(bào)到證、調(diào)令、獎(jiǎng)懲、離職申請(qǐng)及手續(xù)、保險(xiǎn)、薪 資調(diào)整、職務(wù)變更。 （二）人員需求申請(qǐng)及審批材料。 （三）備用人才資料及后備干部資料。 （四）培訓(xùn)大綱、培訓(xùn)計(jì)劃與培訓(xùn)教材、試卷。 （五）員工名冊(cè)、工資表。 （六）員工手冊(cè)。 （七）員工健康檔案。 （八）人員變動(dòng)、培訓(xùn)報(bào)表。 第十六條 外來(lái)類 企業(yè)外部文件資料是指與外部的政府、機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等往來(lái)值得 保留的重要文件及重要外來(lái)信息。 第三章 檔案的歸口管理及要求 第十七條 檔案的歸口管理 （一）公司綜合經(jīng)營(yíng)管理科負(fù)責(zé)收集歸檔公司的各類檔案和檔案工作的 日常管理：含行政管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)權(quán)類、經(jīng)營(yíng)管理類、 產(chǎn)品類、設(shè)備類、科研類、基建、人事類等九個(gè)項(xiàng)目及非紙質(zhì)、 外來(lái)等專門檔案。 （二）公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的收集、建檔、管理 ，公司生產(chǎn)技術(shù) 車間負(fù)責(zé)生產(chǎn)技術(shù)類、設(shè)備類、安全類檔案的收集、建檔、管理。 （三）每年4月30日前將所需歸檔的文件整理編目后交到公司相關(guān)部 門歸檔。 第十八條 文件材料的收集、歸檔由公司相關(guān)部門指定專人負(fù)責(zé)。日常工作中隨時(shí) 主動(dòng)向承辦人收集辦理完整的文件和相關(guān)材料，對(duì)其進(jìn)行整理，并做 好日常管理工作，確保應(yīng)歸檔文件材料的齊全、完整。 文件材料歸檔工作步驟： 第十九條 技術(shù)與工程基建文件材料、圖表材料的收集、歸檔由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或承 辦人負(fù)責(zé)，從立項(xiàng)之日起，即應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)及時(shí)收集整理，并在歸 檔時(shí)交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或承辦人統(tǒng)一匯總立卷。 第二十條承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件齊全完整，工作完成后及時(shí)整理 編制《歸檔文件移交目錄》交由相應(yīng)歸口部門歸檔。檔案管理人員要 將交來(lái)的檔案對(duì)照《歸檔文件移交目錄》進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收無(wú)誤后簽字 接收。《歸檔文件移交目錄》要一式兩份，交接人與接交人各一份。工 作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得 擅自帶出或銷毀。 第二十一條 歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確地反映企業(yè)管理、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研 等活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。歸檔的文件材料應(yīng)層次分明，符合 其形成規(guī)律。對(duì)規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷的材料，必須注明保管期限和密級(jí)， 按規(guī)定日期向檔案工作歸口部門移交，任何個(gè)人不得據(jù)為己有，以 便集中管理。 第四章檔案的分類、組卷和編目 第二十二條分類 檔案實(shí)行統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)。 第二十三條企業(yè)外部文件資料分類方法 企業(yè)外部文件資料暫按文件、圖紙、光盤三類。 第二十四條 企業(yè)內(nèi)部文件資料具體分類步驟如下： 第一步：將行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類等年度劃分比較分明的文件按 照年度劃分，其他分類如基建類資料按照項(xiàng)目進(jìn)行劃分。 第二步：案卷全宗號(hào)按行政管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)權(quán)管理類、經(jīng) 營(yíng)管理類、產(chǎn)品類、設(shè)備類、科研類、基建類、財(cái)務(wù)、人事、非紙 質(zhì)進(jìn)行分類。 第二十五條編目 檔案統(tǒng)一采用拼音與數(shù)字相結(jié)合的方法進(jìn)行編目。 （一）企業(yè)外來(lái)文件資料統(tǒng)一采用如下格式進(jìn)行編目： LZ— WL — XX— XX—XX ? 興士日三月 倉(cāng)不日求方 某倉(cāng)方 ? ?案卷全宗號(hào) 全宗號(hào) 全宗號(hào)代碼 1、案卷全宗號(hào)為“文件（WJ）、圖紙（TZ）、光盤（GP）”三 卷 2、全宗號(hào)統(tǒng)一規(guī)定為：WL 3、各公司統(tǒng)一使用的全宗號(hào)代碼：LZ 如外來(lái)會(huì)議文件資料的編碼為：LZ-WL-WJ-01-01 （二）企業(yè)內(nèi)部文件資料統(tǒng)一采用如下格式進(jìn)行編目： LZ—XX—XX—XX—XX ?興占 1=1 mH 倉(cāng)不日求方 ■ 安生H 某倉(cāng)方 ?公司案卷全宗號(hào) 各公司檔案全宗號(hào) ?集團(tuán)及各公司統(tǒng)一冠用全宗號(hào) 1、全宗號(hào)統(tǒng)一冠用“ HK”； 2、公司案卷全宗號(hào)代碼分別為：行政管理類一 XZ、生產(chǎn)技術(shù) 類一JS產(chǎn)權(quán)管理類一CQ、經(jīng)營(yíng)管理類一JY、產(chǎn)品類一CP、 設(shè)備儀器類一SB、科研類一KY、基建一JJ、財(cái)務(wù)一CW、 人事一RS、非紙質(zhì)一FZZ、外來(lái)資料一WL; 4、目錄號(hào)采用數(shù)字方法進(jìn)行編碼，如行政類第一卷編碼為： HK— XZ— 01 5 、案卷號(hào)采用數(shù)字方法進(jìn)行編碼，如行政管理類第一卷第一 個(gè)文件為： HK— XZ— 01 — 01 6 、非紙質(zhì)資料在編目時(shí)可根據(jù)具體情況進(jìn)行編目（主要體現(xiàn) 整齊方便快捷的查找） 。 第二十六條 組卷 經(jīng)過(guò)分類整理的文件資料按類別進(jìn)行組卷，組卷以分類為基礎(chǔ)，以 文件的關(guān)聯(lián)性為紐帶進(jìn)行，形成案卷。應(yīng)按如下規(guī)定進(jìn)行組卷： （1） 不同年度的文件材料原則上不放在一起組卷， 但跨年度的請(qǐng)示 與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷，沒(méi)有復(fù)文的放在請(qǐng)示年立卷；跨年 度的規(guī)劃、 設(shè)想放在針對(duì)的第一年立卷； 跨年度的總結(jié)放在針 對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年立卷； 跨年度處理的文件放在制發(fā)年立卷。 （2） 在歸檔的文件材料中， 應(yīng)將每份文件的正件和附件， 草稿與定 稿， 請(qǐng)示與批復(fù)， 轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件， 同一文件的多種文本組合 在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷。 （三）考察調(diào)研材料、制度、規(guī)定、辦法、條例、法規(guī)等按單一問(wèn)題 組卷。 （四）會(huì)議文件，根據(jù)文件材料的多少而定，可一會(huì)一卷，也可一會(huì) 數(shù)卷。 （五）技術(shù)、基建工程按項(xiàng)目組卷。 1 、項(xiàng)目（包括課題、產(chǎn)品、基建工程等）結(jié)束后，由項(xiàng)目負(fù) 責(zé)人負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目所形成的應(yīng)歸檔的科技文件材料的 整理組卷工作。 相關(guān)部門應(yīng)將與項(xiàng)目關(guān)系密切的管理性文 件交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人， 與該項(xiàng)目的技術(shù)文件材料統(tǒng)一匯總整理 組卷。 2、科研項(xiàng)目、委托試驗(yàn)、產(chǎn)品生產(chǎn)、儀器設(shè)備、基建項(xiàng)目等 方面的文件按其階段、結(jié)構(gòu)、部件等分別組合。根據(jù)文件 材料的多少，一題數(shù)卷或一題一卷。 3、卷內(nèi)文件材料應(yīng)齊全完整，準(zhǔn)確反映科研、生產(chǎn)、基建和 有關(guān)管理活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容。 第二十七條 檔案管理員在組卷工作中應(yīng)該檢查卷內(nèi)文件成分是否相符、 文件材料 是否齊全完整；檢查文件資料的保管期限是否一致，確保卷內(nèi)文件 質(zhì)量。 第五章 檔案的保管 第二十八條 根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量， 設(shè)置必需的檔案專用柜架， 并做到防火、 防盜、防潮、防光、防塵、防有害氣體、防高溫、防蟲、防鼠等。 第二十九條 檔案管理人員對(duì)不同類型的檔案要分別進(jìn)行保管，實(shí)行分柜、分類 保管，柜架排列整齊、合理，有編號(hào)，符合規(guī)定要求。庫(kù)房要配備 合格的消防器材和溫、濕度顯示，庫(kù)溫應(yīng)保持 18-24 ℃，相對(duì)濕度 應(yīng)保持 40%-60% 。應(yīng)保持適時(shí)通風(fēng)，并建立溫、濕度記錄。庫(kù)房 內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，存放易燃物品及其它雜物，保持庫(kù)房?jī)?nèi)安全、衛(wèi)生。 第三十條 檔案管理人員應(yīng)定期檢查檔案的保管情況，對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行清理核 對(duì)，做到賬、物相符。對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修裱、 復(fù)制或其他技術(shù)處理，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)匯報(bào)。 第三十一條 檔案管理人員對(duì)檔案的收進(jìn)、轉(zhuǎn)發(fā)、保管和使用等情況及時(shí)進(jìn)行登 記和統(tǒng)計(jì)。各類登記表要準(zhǔn)確、清楚地填報(bào)，做到掌握情況，心中 有數(shù)。 第三十二條 聲像檔案入庫(kù)前要進(jìn)行檢查，對(duì)已被污損的，要進(jìn)行必要的技術(shù)處 理，存放時(shí)錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放。存放磁帶最好不用鐵皮 柜。 第三十三條 照片、底片、膠片庫(kù)、底片冊(cè)應(yīng)立放，對(duì)庫(kù)存的照片等檔案，至少 一年檢查一次。 第三十四條 電子文件移交前，應(yīng)由專職人員對(duì)電子文件進(jìn)行檢查，如載體的質(zhì) 量、有無(wú)病毒、保證電子檔案的完整性和有效性。 第三十五條 檔案管理人員必須具有高度的責(zé)任感和強(qiáng)烈的事業(yè)心，要有高度的 警惕性，確保檔案材料的安全。檔案材料均加鎖，隨開隨鎖。檔案 管理人員要嚴(yán)守保密紀(jì)律，對(duì)所知檔案中的機(jī)密不得私自外泄。不 準(zhǔn)擅自把機(jī)密文件、檔案帶出檔案室或轉(zhuǎn)借他人。 第六章 檔案的借閱、利用 第三十六條 公司保存的檔案主要供本公司利用，其他單位或個(gè)人需查閱時(shí)，需 報(bào)經(jīng)董事長(zhǎng)批示后方可查閱。查閱人員應(yīng)按規(guī)定在閱覽室內(nèi)查閱， 不得擅自帶走。 第三十七條 公司內(nèi)部借閱檔案時(shí)， 須辦理借閱登記手續(xù)， 并由借閱人、 部門主管、 檔案管理員三方簽字；借閱的檔案必須按時(shí)歸還，借閱時(shí)間不得超 過(guò)一周。因特殊原因不能按時(shí)歸還的，要辦理續(xù)借手續(xù)。 第三十八條 重要珍貴的檔案應(yīng)以復(fù)制件代替原件提供利用。 如需借閱原件的必須 由總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可。 第三十九條 借閱檔案人員，要自覺(jué)的愛(ài)護(hù)檔案，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。不準(zhǔn)在檔 案上圈劃、 涂改， 更不準(zhǔn)拆卷、 丟失。 因工作需要必需翻印、 摘錄， 須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則將追究責(zé)任。 第七章 檔案的保管期限 第四十條 檔案的保管期限一般分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。永久為無(wú)限期保 存，長(zhǎng)期為 16 年至 50 年，短期為 15 年以下。檔案保管期限除特 殊情況經(jīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)外，可由立卷人根據(jù)以下基本原則確定： （一） 凡是記述和反映主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌， 并具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查 考利用價(jià)值的檔案，定為長(zhǎng)久保存。具體包括以下范圍： 1 、董事會(huì)及其他重要會(huì)議形成的重要文件、重要發(fā)文、會(huì)議 紀(jì)要。 2 、有關(guān)經(jīng)營(yíng)方針、事業(yè)規(guī)劃、領(lǐng)導(dǎo)人任免，集團(tuán)及下屬單位 年度工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)表。 3 、發(fā)至公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)的指示及命令。 4、各種預(yù)、決算材料。 5 、重要的權(quán)利、財(cái)產(chǎn)的得失保全及其變更的情況。 6 、重要契約、合同的締結(jié)、解除及其他變更資料。 7 、向官方提請(qǐng)的文件及官方批復(fù)文件。 （二）凡是反映一般性工作活動(dòng)，并在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)工作具有查考價(jià) 值的檔案，定為長(zhǎng)期保存。具體包括以下范圍： 1 、 一般性的會(huì)議發(fā)文、 通知、 報(bào)告、 會(huì)議紀(jì)要、 請(qǐng)示與批復(fù)。 2 、半年工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。 3 、內(nèi)部機(jī)構(gòu)人事任免（干部聘用、職工錄用、工作調(diào)動(dòng)、轉(zhuǎn) 正、定級(jí)、調(diào)資、離退休、死亡、職稱評(píng)聘、落實(shí)政策等 文件材料） 。 4、簽訂的重要的合同、協(xié)議。 5 、物業(yè)管理、車輛管理等文件材料。 6 、制定的各種規(guī)章制度。 （三）在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)工作有查考利用價(jià)值的檔案，定為短期保存。 具體包括以下范圍： 1 、普發(fā)性貫徹執(zhí)行的文件、通知、調(diào)查報(bào)告，事務(wù)性有參考 價(jià)值的文件材料。 2 、一般的調(diào)查報(bào)告、一般的工作通知，事務(wù)性有參考價(jià)值的 文件材料。 3 、季度工作總結(jié)、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。 4、簽訂的一般合同、協(xié)議，及工作往來(lái)一般性文件。 （四）檔案的保管期限，從歸檔的年度算起，原定的保管期限已滿， 如需延長(zhǎng)其保管期限的，從確定時(shí)的年度算起。 （五）由各部門自行保管的文件資料，可根據(jù)實(shí)際價(jià)值建議保存 3 年 或從其專門規(guī)定，按規(guī)定保存的文件應(yīng)按照檔案管理辦法進(jìn)行 保存。 第三十六條 對(duì)超過(guò)保管期限表確無(wú)保存價(jià)值的檔案材料，編制銷毀清冊(cè)，提出 處理意見(jiàn)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。銷毀材料必須嚴(yán)格遵守保密制 度，指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，銷毀后要在銷毀清單上簽字。 第八章 附 則 第三十七條 檔案管理的實(shí)施細(xì)則及有關(guān)規(guī)范，綜合經(jīng)營(yíng)管理科可根據(jù)公司具體 情況、依據(jù)本管理辦法的原則制定。 第三十八條 本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。 檔案全宗號(hào)： 全宗號(hào)統(tǒng)一冠用“ HK ” 公司案卷全宗號(hào)代碼： 行政管理類 XZ 生產(chǎn)技術(shù)類 JS 產(chǎn)權(quán)管理類 CQ 經(jīng)營(yíng)管理類 JY 產(chǎn)品類 — CP 設(shè)備儀器類 SB 科研類 KY 基建 JJ 財(cái)務(wù) CW 人事 RS 非紙質(zhì) FZZ 外來(lái)資料 WL 編制： 審核： 批準(zhǔn)： 生效日期： 2017 年 9 月 1 日 版本：第一版 --